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いかに効率よく文章を作成するか

構造的な文書作成方法が効率的な理由

日本のオフィスにおいても、文書の作成はWord、連絡はメールという環境になってきています。

実は、文書作成もメールも、始めて使う際はどうやってやるのかわからないことがほとんど。

日本人には、感覚的にわかるというものではありませんので、やり方を教わるなり自分で調べてトレーニングをする必要があります。

これは、以前も書きましたが、日頃から論理的な思考の欧米人に適した形で、作られたツールだからです。

思考方法も、文章の記述方法も元々は日本と欧米では全く異なるので、欧米のやり方をまず練習する必要があるということなのですね。

ビジネスシーンにおいては、このやり方が役に立つことがほとんどです。

メールでも結論を先頭に述べるように言われますが、読み手の効率向上を考えてのことですね。

文書など比較的長いものを作成する際でも、セクションごとに明確に述べられていれば、内容の差し替えや移動も簡単にでき、推敲が充分に行うことができます。

読み手も必要な部分を拾い読みすることができますし、統一されたルールに従って記述された文章は、目的の部分を見つけやすくなります。

読み手にも書き手にも効率的な構造的文書作成方法を練習しましょう。